Sistem kearsipan

A.PENGERTIAN

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

B.TUJUAN FILLING SISTEM

1.    Menghemat waktu

Diling system yang baik harus dapat menghemat waktu.Maksudnya cepat dan tepat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila diperlukan.

2.    Mengehemat Tenaga

Dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak gerakan dan tidak terlalu menguras pikiran.

3.    Menghemat Tempat

penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak.Dengan arti kata ruangan dan peralatan yang tersedia didalamnya hanya berisi arsip-arsip yang bernilai guna.

Tujuan pemakaian filling system lainnya adalah:

·       Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia.

·       Mendukung tercapainya tujuan kearsipan.

·       Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan.

·       Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan.

C.KEUNTUNGAN FILLING SISTEM YANG BAIK

a.     Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan efesiensi kerja.

b.    Memberi keterangan yang diperlukan.

c.     Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijakan dimasa yang akan datang.

d.    Pengambilan keputusan yang tepat didasarkan atas system kearsipan yang baik.

D.CIRI-CIRI POKOK FILLING SISTEM YANG BAIK

·       Tidak memakan tempat

·       Mudah dicapai

·       Sederhana

·       Ekonomis

·       Sesuai dengan jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi

·       Fleksibel

·       Mudah diterapkan

E.ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN DENGAN FAILING SISTEM

·       Klasifikasi arsip

adalah pengelompokan arsip menurut urutan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpun.

·       Indeks

adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali

·       Kode arsip

adalah tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip.

F.MACAM-MACAM FILLING SISTEM

Sistem penyimpan arsip yang berlaku di Indonesia saat ini ada lima macam,yaitu:

1.    Sistem Abjad

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali wrkat berdasarkan urutan abjad.Sistem ini merupakan system yang paling umum digunakan di kantor-kantor/perusahaan-perusahaan baik pemerintah maupun swasta.Sistem abjad tepat sekali digunakan untuk menyimpan warkat atau surat-surat berdasarkan nama-nama.

Keuntungan:

Ø Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

Ø Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

Ø Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.

Ø Mudah diterapkan.

Kelemahan:

Ø Pencarian dokumen untuk nama orang harus diketahui nama belakangnya.

Ø Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbedanama pengirimnya akan terletak terpisah dalam penyimpanan.

Ø Petugas harus pandai mendindeks.

2.    Sistem Tunggal

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun,bulan,dan tunggal.

3.    Sistem Subjek

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/perihal/pokok surat,

Keuntungan:

Ø Mudah mencari topic yang diinginkan.

Ø dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan susunanya.

Kelemahan:

Ø Sulit mengklasifikasi untuk hal-hal yang hampir sama masalahnya,padahal isi berbeda.

Ø Kurang cocok untuk jenis surat yang banyak.

4.    Sistem Nomor

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan angka/nomor.

Keuntungan:

Ø Nomor dokumen dapat dipakai sebagai referensi dalam korespondensi.

Ø Nomor dapat di perluas sesuai dengan kebutuhan.

Kelemahan:

Ø Memerlukan banyak map untuk penyimpanan berbagai macam dokumen.

Ø Membutuhkan banyak waktu untuk mengindeks.

Ø Memerlukan peralatan yang banyak dan ruangan yang luas.

5.    Sistem Wilayah

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu dibuat atau berasal.

keuntungan:

Ø Mudah dicari bila wilayahnya sudah diketahui.

Ø Apabila terjadi penyimpangan arsip,mudah diketahui.

Kelemahan:

Ø Bila petugas tidak memilik wawasageografi sangat besar kemungkinan terjadi kesalahan.

Ø Perlu adanya buku petunjuk yang member gambaran batas-batas wilayah yang menjadi tanggung jawab dan wewenang masing-masing cabang.