Arsip dan Kearsipan

A.PENGERTIAN ARSIP

Secara etimologi (asal usul kata) kata arsip dari:

1. Bahasa Yunani,yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

2. Bahasa latin,yaitu felum(bundle)yang artinya tali atau benang.

3. Bahasa inggris,yaitu archieve,artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan;dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat.

4. Bahasa Belanda,yaitu archief artinya warkat.

5. Bahasa jerman,yaitu archivalen artinya warkat.

Berikut ini adalah pengertian arsip dari berbagai arsip:

1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Dari pengertian diatas,dapat disimpulkan arsip adalah kumpulan setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,angka,atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas,kertas film,media computer,dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

B.SYARAT-SYARAT ARSIP

Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat

2.    Disimpan menurut system tertentu

3.    Mempunyai nilai kegunaan

4.    Mudah ditemukan bila diperlukan

C.JENIS-JENIS ARSIP

1. Arsip menurut subyek atau isinya

     dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya,

 arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikrofilm

d. Disket

e. Compact disk

f. Flast disk

3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

D.FUNSI ARSIP

1.    sebgai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang/organisasi

2.    sebagai sumber informasi

3.    sebagai alat bukti untuk masa sekarang dan yang akan dating

4.    sebagai alat untuk menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu

5.    sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

E.NILAI GUNA ARSIP

Arsip memiliki nilai guna,antara lain sebagai berikut:

1.    Nilai Penerangan,yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi,pemberitahuan.

2.    NIlai Yuridis,yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwahukum.

3.    Nilai Historis,yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau.

4.    Nilai Ilmiah,yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan.

5.    Nilai guna fiscal,yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan.

F.PENGERTIAN KEARSIPAN

kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,pengumpulan,pengaturan,pemeliharaan,dan penyimpanan warkat menurut system tertentu,sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

G.RUANG LINGKUP KEARSIPAN

1.    Penciptaan dan penerimaan warkat.

2.    penyimpanan (Filling).

3.    penemuan kembali (finding).

4.    penyelamatan (pemeliharaan dan perawatan warkat).

5.    Penyusutan (pemindahan,pemusnahan,penyerahan).

6.    Pemusnahan.

H.TUJUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

1.    Agar arsip terpelihara dengan baik,teratur dan aman.

2.    Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

3.    Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

4.    Untuk menghemat tempat penyimpanan.

5.    Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6.    Untuk menjaga kelestarian arsip.

7.    Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggung jawaban,perencanaan,pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.