Dokumen dan Dokumentasi

A.PENGERTIAN DOKUMEN

    Kata dokumen,baik menurut bahasa inggris,maupun bahasa belanda tertulis dalam ejaan yang sama,yakni document.Sedangkan menurut kamus umum bahasa indonesia,kata dokumen berarti : sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan,seperti akte kelahiran,surat nikah,surat perjanjian.

    Sampai sekarang pengertian dokumen berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari berbagai sumber:

1.    Ensiklopedia Administrasi:Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2.    Ensiklopedia Umum:Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

3.    Kamus Bahasa Inggris Webstern

          Dukumen adalah:

          a.membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

          b.Melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti

             untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

    

          Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B.PENGERTIAN DOKUMENTASI

    Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional.Dalam bahasa inggris disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut documentatie dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,pengumpulan,penyusunan,pemakaian,dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diaturdalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

    Sama halnya dengan pengertian dokumen,pengertian dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat sebagai berikut:

1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.
2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.
3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).
4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

     kesimpulannya,dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

C.PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

 DOKUMEN 

1. Di fokuskan pada benda/informasinya
2. Tidak merupakan unit kerja
3. Bersifat pasif
4. Digunakan sebagai alat bukti
5. Menunjang penelitian     


 DOKUMENTASI
1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Merupakan unit kerja
3. Bersifat aktif   
4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

D.JENIS-JENIS DOKUMEN

     Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi:

1.    Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah

a. Dokumen Pemerintah

Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan pemerintah.

Contoh:

1.    Undang-undang pemerintah

2.    Peraturan Pemerintah

3.    Keputusan Presidan

4.      Keputusan Mentri

5.    Peraturan Daerah

6.    Perjanjian kerja sama antar negara

7.    Dokumen Sejarahadalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8. Ditinjau dari segi fungsinya

Dari segi fungsinya, dokumen terdiri atas dua macam, yaitu sebagai berikut.

1.    Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunaakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.

2.     Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses pentelenggaraan pekerjaan kantor.

3.    Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.

4.     Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunaakan.

5.    Dokumen statis adalah dokumen yang tidak seecara langsung diggunakan dalam pekerjaan kantor.

9. Jenis-jenis dokumen lainnya

Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.

1.    Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur

2.    Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya

3.    Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.

4.     Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.

5.    Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

1.    Sertifikat

2.    Piagam

3.    Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )

4.    Selebaran / Brosur

5.    Blanko / Formulir

6.    Kliping

7.    Situs – situs internet

E.RUANG LINGKUP DOKUMEN

meliputi :
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku e. majalah
b. Laporan f. koran
c. Disertasi g. brosur
d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

F.KEGUNAAN DOKUMENTASI

adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

G.PERANAN DOKUMENTASI BAGI SUATU ORGANISASI

adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

H.KEGIATAN DOKUMENTASI
1) Mencari dan mengumpulkan dokumen
2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4) Memproduksi dokumen
5) Menyortir
6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7) Menyimpan dan memelihara dokumen