pengertian,fungsi,jenis-jenis dan ciri-ciri pekerjaan kantor

           A.Pengertian Pekerjaan Kantor

1.  George  R.  Terry,  pekerjaan  kantor  meliputi  penyampaian  keterangan secara  lisan  dan  pembuatan  warkat-warkat  tertulis  dan  laporan-laporan sebagai  cara  untuk  meringkaskan  banyak  hal  dengan  cepat,  guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.  Willian  Leffingwell  dan  Edwin  Robinson,  menekankan  kepada  warkat-warkat  dari  badan  usaha,  pembuatan  warkat-warkat,  dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3.  Geoffrey  Mills  dan  Oliver  Standing  Ford,  menekankan  kepada  fungsi kantor,  yaitu  menyediakan  suatu  pelayanan  mengenai  komunikasi  dan warkat,  antara  lain  menerima,  mencatat,  mengolah,  memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

   Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

B.  Fungsi Pekerjaan Kantor

1.  Memberikan  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.  Menyediakan  informasi/keterangan  bagi  pimpinan  organisasi  untuk membuat keputusan.

3.  Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

    C.Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.  Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.  Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.  Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.  Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.  Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.  Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.  Menghitung

Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

h.  Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

   Menurut  George  R.  Terry,  ,  persentase  pekerjaan  kantor  untuk  menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1.  Typing    : 24,6%

2.  Calculating  : 19,5%

3.  Checking  : 12,3%

4.  Filling    : 10,2%

5.  Telephoning  :  8,8%

6.  Duplicating  :  6,4%

7.  Mailing    :  5,5%

8.  Other    : 12,7%

Total    : 100%

D.Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.  Bersifat pelayanan

2.  Terbuka dan luas

3.  Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi