pengertian administrasi perkantoran dan Ruang lingkup perkantoran

A.Pengertian Administrasi Perkantoran

1.  William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam  buku  “Principles  of  Business  Organization  and  Operation”,

manajemen  kantor  adalah  pengarahan  menyeluruh  terhadap  kegiatan-kegiatan  seperti  transportasi,  manufakturing,  pergudangan,  dan

penjualan

2.  George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah

perencanaan,  pengorganisasian,  pengkoordinasian  dan  pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3.  Arthur Granger

Dalam  buku  “National  Office  Management  Association  Report”,

manajemen  kantor  adalah  fungsi  dari  tata  penyelenggaraan  pelayanan

komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.  William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai

suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang

berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun

dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5.  W. H Evans

Dalam  buku  “Administrasi  Perkantoran  Modern”,  administrasi

perkantoran  sebagai  fungsi  yang  berkaitan  dengan  manajemen  dan

pengarahan  semua  tahap  operasi  perusahaan,  yaitu  proses  pengolahan

data, komunikasi dan memori organisasi

      Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat  teknis  ketatausahaan  dari  suatu  perkantoran  yang  mempunyai peranan  penting  dalam  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan operatif,  penyediaan  keterangan  bagi  pimpinan  dan  juga  membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan control),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.  Kegiatan Kantor

     a.  Perencanaan perkantoran (office planning)

1)  Perencanaan gedung

2)  Tata ruang kantor

3)  Penerangan/cahaya

4)  Ventilasi

5)  Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

 7)  Anggaran (budgeting) perkantoran

8)  Standar kualitas kerja

9)  Sistem informasi dan telekomunikasi

   b.  Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)  Pembagian  tugas  dan  pekerjaan  agar  lebih  efisien  dalam

organisasi/perusahaan

2)  Pemeliharaan  hubungan  kerja  yang  baik  dengan  atasan  ataupun

bawahan

 3)  Penyediaan  peralatan/perlengkapan  yang  tepat,  sesuai  dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

c.  Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  melakukan  pengawasan

terhadap bawahan

2)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  memberikan  motivasi

terhadap bawahan

3)  Pemberian  bantuan  kepada  karyawan  dalam  memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)  Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)  Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)  Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawan

d.  Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)  Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)  Kualitas pekerjaan kantor

4)  Pelayanan kantor

5)  Waktu

6)  Biaya perkantoran

2.  Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

     a.  Lokasi kantor

         Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)  Faktor keamanan

2)  Faktor lingkungan

3)  Faktor harga

    b.  Gedung

        Faktor yang perlu diperhatikan:

1)  Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)  Memiliki fasilitas yang memadai

3)  Harga  gedung  yang  kompetitif  (seimbang  dengan  biaya  dan

keuntungan)

c.  Peralatan

1)  Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)  Perbekalan  kantor  (office  supplies):  kertas,  pena,  tinta  printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d.  Interior

      Adalah  tatanan  perabot/perangkat  kantor  yang  menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,

plafon, jendela, dan hiasan kantor

e.  Mesin-mesin kantor

Disesuaikan  dengan  prosedur  kerja,  metode  kerja  dan  kebutuhan

kantor