Administrasi dan kantor

A.  ADMINISTRASI

     1.  Pengertian Administrasi

         a.  Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan

             ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

         b.  Dalam bahasa inggris “administration

         c.  KBBI,  adalah  usaha  dan  kegiatan  meliputi  penetapan  tujuan  serta

             penetapan  cara-cara  penyelenggaraan  pembinaan  organisasi;  usaha

            dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

            kegiatan kantor dan tata usaha

        d.  Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

            dan  informasi  secara  sistematis  dengan  tujuan  menyediakan

            keterangan  bagi  pihak  yang  membutuhkan  serta  memudahkan

           memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan

           satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

       e.  Dalam  arti  luas,  adalah  kegiatan  kerjasama  yang  dilakukan  oleh

          dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah  

           ditentukan dalam  struktur  organisasi  dengan  mendayagunakan 

          sumber  daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.  Unsur-Unsur Administrasi

Menurut  The  Liang  Gie  dalam  buku  “Adminitrasi  Perkantoran

Modern”terdiri dari delapan unsur:

a.  Pengorganisasian :merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.  Manajemen :merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkansegenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan.

c.  Tata hubungan :merupakan rangkaian kegiatan perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d.  Kepegawaian :merupakan kegiatan perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.  Keuangan :merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.  Perbekalan :merupakan rangkaian kegitan mengadakan,mengatur pemakaian,mendaftar,memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g.  Tata usaha :merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.  perwakilan :merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3.  Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a.  Fungsi  rutin:  fungsi  administrasi  yan  membutuhkan  pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b.  Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan

dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c.  Fungsi  analisis:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan  pemikiran

yang  kritis  dan  kreatif  disertai  kemampuan  mengambil  keputusan,

seperti membuat keputusan pembelian

d.  Fungsi  interpersonal:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

penilaian  dan  analisis  sebagai  dasar  pengambilan  keputusan  serta

ketrampilan  yang  berhubungan  dengan  orang  lain  seperti

mengoordinasikan tim

e.  Fungsi  manajerial:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B.  KANTOR

1.  Pengertian

      a.  Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

          suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

      b.  Kantor  merupakan  suatu  unit  organisasi  yang  terdiri  dari  tempat

          personil dan operasi ketatausahaan.

2.  Tujuan kantor

       Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.  Fungsi kantor

a.  Menerima informasi

b.  Merekam informasi

c.  Mengatur informasi

d.  Memberi informasi

      e.  Melindungi aset/harta