Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.  Surat

    Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

-  Sebagai alat komunikasi secara tertulis

-  Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

-  Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

-  Dapat menjadi nilai historis  

-  Sebagai duta organisasi

-  Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

-  Gunakan  kertas  yang  baik,  HVS  ukuran  A4  untuk  perusahaan  swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

-  Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

-  Bahasa  harus  dibuat  dengan  baeik,  lugas,  jelas,  padat  dan  tidak bertele-tele

-  Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.  Laporan

     Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan  maupun  tertulis.  Didalam  laporan  terdapat  kegiatan  pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1)  Fungsi laporan:

-  Sebagai bahan pertanggungjawaban

-  Alat menyampaikan informasi

-  Alat pengawasan

-  Bahan penilaian

-  Bahan pengambilan keputusan

2)  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

-  Harus jelas dan cermat

-  Mengandung kebenaran dan objektifitas

-  Lengkap

-  Tegas dan konsisten

-  Langsung mengenai sasaran

-  Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

-  Disertai dengan saran-saran

-  Tepat waktu

3)  Jenis-jenis laporan:

      a.  Laporan berdasarkan waktu

-  Laporan berkala  laporan yang dibuat secara periodik atau

rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan,

bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan

setiap bulan.

-  Laporan insidental  laporan yang dibuat apabila diperlukan

    b.  Laporan berdasarkan bentuk

-  Laporan  berbentuk  surat    laporan  yang  dibuat  secara

tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat

halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu

sekolah

-  Laporan  berbentuk  naskah    laporan  disampaikan  dalam

bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:

laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

-  Laporan  berbentuk  memo    laporan  yang  ditulis

menggunakan  memo.  Umumnya  isi  laporan  pendek,  untuk

keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.  Laporan berdasarkan penyampaian

-  Laporan lisan  laporan yang disampaikan secara langsung

-  Laporan tertulis  contoh: surat, naskah dan memo

-  Laporan  visual    laporan  yang  disampaikan  melalui

penglihatan.  Contoh:  disampaikan  melalui  media  presentasi

(power point)

d.   Laporan berdasarkan sifat

-  Laporan biasa  laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak

rahasia,  sehingga  jika  laporan  terbaca  orang  lain  tidak

menimbulkan dampak negatif

-  Laporan  penting    laporan  yang  isinya  bersifat  penting  dan

rahasia,  sehingga  hanya  orang  tertentu  saja  yang  boleh

mengetahuinya.

e.  Laporan berdasarkan isinya

-  Laporan  informatif    laporan  yang  isinya  hanya  berisi

informasi saja

-  Laporan rekomendasi  laporan yang isinya bersifat penilaian

sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

-  Laporan  analisa    laporan  yang  isinya  berupa  hasil  analisa

secara mendalam

-  Laporan kelayakan  laporan yang isinya berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

-  Laporan  pertanggungjawaban    laporan  yang  berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada

atasan yang memberi tugas tersebut.

4)  Langkah-langkah membuat laporan

-  Menentukan masalah yang akan dilaporkan  

-  Mengumpulkan bahan, data dan fakta

-  Mengklasifikasi data

-  Mengevaluasi dan mengolah data

-  Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a.  Pendahuluan

-  Maksud dan tujuan penulisan laporan

-  Masalah pokok yang dilaporkan

-  Sistematika laporan

b.  Batang tubuh

-  Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-  Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

-  Masalah yang terjadi

-  Pembahasan masalah

c.  Penutup

-  Kesimpulan, dan

-  Saran

3.  Formulir

     Adalah  lembaran  kartu  atau  kertas  dengan  ukuran  tertentu  yang

didalamnya  terdapat  data  atau  informasi  yang  bersifat  tetap,  dan  ada

beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a.  Keuntungan membuat formulir

1)  Menghemat  waktu,  tenaga,  dalam  hal  penulisan  serta

menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2)  Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3)  Adanya keseragaman

4)  Mengurangi kegiatan foto kopi

b.  Fungsi formulir

1)  Mencari suatu keterangan

2)  Menghimpun data yang sama

3)  Menyampaikan informasi yang sama

4)  Sebagai bukti fisik

5)  Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1)  Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2)  Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3)  Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4)  Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5)  Dibuat secara sederhana

6)  Untuk  bagian  yang  akan  di  isi  informasi,  perlu  disediakan  ruang

kosong yang cukup

7)  Harus ada judul nama formulir

8)  Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9)  Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

4.  Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil  jasa  pekerjaan  kantor:  kegiatan  melayani  tamu  atau  kegiatan

memberikan informasi secara langsung .

5.  Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam

berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.