peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan

peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kersipan.peralatan pada umumnya tahan lamakarena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam,kayu,alumunium,besi,plastic,dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan,yaitu:

  sebagai saran penyimpanan arsip

  sebagai alat bantu untuk mempercepat,meringankan,dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

  sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip,yaitu:

1.       Pengarsipan Horizontal:penyimpanan arsip secara mendatar dimana arsip saling bertumpuk

2.       Pengarsipan Vertical:penyimpanan arsip secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet kebelakang.

3.       pengarsipan lateral:penyimpanan yang dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Macam-macam peralatan kearsipan,yaitu:

1.    Filling cabinet

adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci.Setiap laci dapat menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.

2.  Rotary

adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar,sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak memakan banyak tenaga.

3.  Lemari Arsip

Guna lemari arsip adalah untuk menyimpan arsip yang terbih dulu dimasukkan ke dalam map,snelhechter ataupun ordner.Penyususnan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam orner.

4.  Brief Ordner

adalah Lipatan karton/plastic tebal dengan punggung lebih kurang 5 cm dilengkapi dengan besi penjepit di dalamnya.Arsip yang disimpan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan perforator ordner disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip secara lateral.

5.  Map Arsip

adalah lembaran kertas/plastic tebal yang dilipat digunakan sebagai tempat untuk meletakan arsip yang akan disimpan.Map terdiri dari:

·       Stop map folio

yaitu map yang memiliki daun penutup pada bagian sisi-sisinya sebagai alat untuk mengamankan surat yang ada di dalamnya agar tidak mudah jatuh.

·       Folder (map tanpa daun)

folder tersebut ada dua macam:

Ø Folder bergantung,yaitu folder yang dilengkapi dengan besi bergantung, sehingga mudah dipasang pada laci bergawapada filling cabinet.

Ø Folder biasa,yaitu folder yang memiliki tab di atasnya tetapi tidak dilengkapi dengan besi bergantung

·       Snelhechter

 

Map ini dilengkapi dengan besi/plastic penjepit didalamnya sehingga arsip yang disimpan di dalamnya tidak mudah jatuh.

·       Portepel

yaitu map yang dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang disimpan.

6.  Guide

adalah sekat petunjuk terbuat dari karton dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebu TAB.

7.  Stapler

adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas

8.  Perforator

adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

9.  Numerator

adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

10.      Kotak/box

kotak/box arsip ini berukuran 38 x 20 x 27 cm atau 38 x 10 x 27 cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in-aktif atau statis,Arsip terlebih dahulu

disimpan di dalam folder biasa,selanjutnya folder-folder tersebut diatur secara vertical.

11. Alat sortir

Rak yang berupa kotak-kotak digunakan untuk menyortir/menggolongkan arsip-arsip sebelum disimpan.

12.      Kotak/Almari kartu

kartu kendali,kartu indeks dan kartu-kartu lainnya tidak boleh disimpan secara sembarangan,seperti arsip,kartu ini juga harus disimpan secara sistematis,sehingga akan mudah untuk ditemukan kembali.

13.      Ticker File

adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran tanggal (31 buah) bulan (12 buah) dan tahun.Ticker ini digunakan untuk menyimpan lembar disposisipinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki tanggal jatoh tempo.