Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.  Surat

    Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

-  Sebagai alat komunikasi secara tertulis

-  Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

-  Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

-  Dapat menjadi nilai historis  

-  Sebagai duta organisasi

-  Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

-  Gunakan  kertas  yang  baik,  HVS  ukuran  A4  untuk  perusahaan  swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

-  Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

-  Bahasa  harus  dibuat  dengan  baeik,  lugas,  jelas,  padat  dan  tidak bertele-tele

-  Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.  Laporan

     Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan  maupun  tertulis.  Didalam  laporan  terdapat  kegiatan  pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1)  Fungsi laporan:

-  Sebagai bahan pertanggungjawaban

-  Alat menyampaikan informasi

-  Alat pengawasan

-  Bahan penilaian

-  Bahan pengambilan keputusan

2)  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

-  Harus jelas dan cermat

-  Mengandung kebenaran dan objektifitas

-  Lengkap

-  Tegas dan konsisten

-  Langsung mengenai sasaran

-  Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

-  Disertai dengan saran-saran

-  Tepat waktu

3)  Jenis-jenis laporan:

      a.  Laporan berdasarkan waktu

-  Laporan berkala  laporan yang dibuat secara periodik atau

rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan,

bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan

setiap bulan.

-  Laporan insidental  laporan yang dibuat apabila diperlukan

    b.  Laporan berdasarkan bentuk

-  Laporan  berbentuk  surat    laporan  yang  dibuat  secara

tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat

halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu

sekolah

-  Laporan  berbentuk  naskah    laporan  disampaikan  dalam

bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:

laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

-  Laporan  berbentuk  memo    laporan  yang  ditulis

menggunakan  memo.  Umumnya  isi  laporan  pendek,  untuk

keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.  Laporan berdasarkan penyampaian

-  Laporan lisan  laporan yang disampaikan secara langsung

-  Laporan tertulis  contoh: surat, naskah dan memo

-  Laporan  visual    laporan  yang  disampaikan  melalui

penglihatan.  Contoh:  disampaikan  melalui  media  presentasi

(power point)

d.   Laporan berdasarkan sifat

-  Laporan biasa  laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak

rahasia,  sehingga  jika  laporan  terbaca  orang  lain  tidak

menimbulkan dampak negatif

-  Laporan  penting    laporan  yang  isinya  bersifat  penting  dan

rahasia,  sehingga  hanya  orang  tertentu  saja  yang  boleh

mengetahuinya.

e.  Laporan berdasarkan isinya

-  Laporan  informatif    laporan  yang  isinya  hanya  berisi

informasi saja

-  Laporan rekomendasi  laporan yang isinya bersifat penilaian

sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

-  Laporan  analisa    laporan  yang  isinya  berupa  hasil  analisa

secara mendalam

-  Laporan kelayakan  laporan yang isinya berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

-  Laporan  pertanggungjawaban    laporan  yang  berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada

atasan yang memberi tugas tersebut.

4)  Langkah-langkah membuat laporan

-  Menentukan masalah yang akan dilaporkan  

-  Mengumpulkan bahan, data dan fakta

-  Mengklasifikasi data

-  Mengevaluasi dan mengolah data

-  Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a.  Pendahuluan

-  Maksud dan tujuan penulisan laporan

-  Masalah pokok yang dilaporkan

-  Sistematika laporan

b.  Batang tubuh

-  Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-  Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

-  Masalah yang terjadi

-  Pembahasan masalah

c.  Penutup

-  Kesimpulan, dan

-  Saran

3.  Formulir

     Adalah  lembaran  kartu  atau  kertas  dengan  ukuran  tertentu  yang

didalamnya  terdapat  data  atau  informasi  yang  bersifat  tetap,  dan  ada

beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a.  Keuntungan membuat formulir

1)  Menghemat  waktu,  tenaga,  dalam  hal  penulisan  serta

menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2)  Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3)  Adanya keseragaman

4)  Mengurangi kegiatan foto kopi

b.  Fungsi formulir

1)  Mencari suatu keterangan

2)  Menghimpun data yang sama

3)  Menyampaikan informasi yang sama

4)  Sebagai bukti fisik

5)  Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1)  Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2)  Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3)  Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4)  Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5)  Dibuat secara sederhana

6)  Untuk  bagian  yang  akan  di  isi  informasi,  perlu  disediakan  ruang

kosong yang cukup

7)  Harus ada judul nama formulir

8)  Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9)  Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

4.  Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil  jasa  pekerjaan  kantor:  kegiatan  melayani  tamu  atau  kegiatan

memberikan informasi secara langsung .

5.  Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam

berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. 

READ MORE...

pengertian,fungsi,jenis-jenis dan ciri-ciri pekerjaan kantor

           A.Pengertian Pekerjaan Kantor

1.  George  R.  Terry,  pekerjaan  kantor  meliputi  penyampaian  keterangan secara  lisan  dan  pembuatan  warkat-warkat  tertulis  dan  laporan-laporan sebagai  cara  untuk  meringkaskan  banyak  hal  dengan  cepat,  guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.  Willian  Leffingwell  dan  Edwin  Robinson,  menekankan  kepada  warkat-warkat  dari  badan  usaha,  pembuatan  warkat-warkat,  dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3.  Geoffrey  Mills  dan  Oliver  Standing  Ford,  menekankan  kepada  fungsi kantor,  yaitu  menyediakan  suatu  pelayanan  mengenai  komunikasi  dan warkat,  antara  lain  menerima,  mencatat,  mengolah,  memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

   Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

B.  Fungsi Pekerjaan Kantor

1.  Memberikan  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.  Menyediakan  informasi/keterangan  bagi  pimpinan  organisasi  untuk membuat keputusan.

3.  Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

    C.Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.  Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.  Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.  Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.  Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.  Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.  Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.  Menghitung

Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

h.  Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

   Menurut  George  R.  Terry,  ,  persentase  pekerjaan  kantor  untuk  menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1.  Typing    : 24,6%

2.  Calculating  : 19,5%

3.  Checking  : 12,3%

4.  Filling    : 10,2%

5.  Telephoning  :  8,8%

6.  Duplicating  :  6,4%

7.  Mailing    :  5,5%

8.  Other    : 12,7%

Total    : 100%

D.Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.  Bersifat pelayanan

2.  Terbuka dan luas

3.  Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

READ MORE...

Bentuk-bentuk Organisasi

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

     Berdasarkan  pola  hubungan  kerja  serta  alur  wewenang  dan  tanggung

jawabnya dibagi menjadi 3 macam:  

1.  Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

-  Organisasi  dibagi  ke  dalam  unit-unit  kerja  yang  bulat  pada  tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

-  Wewenang  dari  pucuk  pimpinan  mengalir  langsung  kepada  para

pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

-  Masing-masing  unit  memegang  wewenang  dan  tanggung  jawab

penuh

-  Semua  karyawan  menerima  instruksi  dan  petunjuk  langsung  dari

pimpinan unit

-  Lalu  lintas  wewenang  dan  tanggung  jawab  berjalan  tegak  lurus  dan

vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

-  Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu

tangan

-  Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

-  Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling

kenal

Kekurangan:

-  Seluruh  organisasi  sangat  bergantung  pada  satu  orang  sehingga  jika

pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi

tersebut.

-  Pimpinan lebih cenderung otoriter

-  Karyawan lebih sulit berkembang

2.  Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

-  Pimpinan mengangkat tenaga staff

-  Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

-  Memudahkan  untuk  pengambilan  keputusan  yang  tepat  karena

adanya staff ahli

-  Cocok  digunakan  pada  organisasi  besar  yang  memiliki  tugas  dan

tujuan yang luas

-  Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

-  Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi

dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling

mengenal

-  Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

3.  Organisasi fungsional

Ciri-ciri:

-  Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

-  Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

-  Spesialisasi  setiap  bawahan  dapat  dikembangkan  dan  dimanfaatkan

semaksimal mungkin

Kelebihan:

-  Pembagian tugas lebih jelas

-  Spesialisasi  karyawan  dapat  dikembangkan  dan  dimanfaatkan

semaksimal mungkin

Kekurangan:

-  Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

-  Karyawan  merasa  ahli  sehingga  sulit  bekerjasama  dan  lebih

mementingkan spesialisasinya

         -  Tidak ada kesatuan perintah

READ MORE...

pengertian dan prinsip organisasi

A.  Pengertian Organisasi

1.  Asal  kata  dari  bahasa  yunani,  “Organon”.  Dalam  bahasa  latin

“Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2.  KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam  perkumpulan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu;  kelompok  kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.  James  D.  Mooney  (Dalam  buku  The  Principles    of  Organization)  adalah setiap  bentuk  perserikatan  manusia  untuk  mencapai  suatu  tujuan bersama.

4.  Chester  I.  Barnard  (Buku  The  Functions  of  The  Executive)  adalah  suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5.  J.  Willian  Schulze,  adalah  suatu  penggabungan  dari  orang-orang,  benda-benda,  alat-alat  perlengkapan,  ruang  kerja  dan  segala  sesuatu  yang bertalian  dengannya,  yang  dihimpun  dalam  hubungan  yang  teratur  dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6.  Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1.  Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2.  Ada kerja sama

3.  Ada tujuan bersama

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

B.  Prinsip-Prinsip Organisasi

1.  Prinsip perumusan tujuan :sebelum membuat organisasi/badan,langkah pertama yang perlu dikatakan adalah menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut.

2.  Pembagian kerja :Dalam pelaksanaan kegiatan,organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpah tindih pekerjaan.

3.  Pendelegasian kekuasaan/wewenang:Dalam menjalankan tugas,suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat diminta pertanggung jawabannya.

4.  Tingkat pengawasan:Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus dipastikan dengan selalu menjalankan system pengawasan,karena tanpa adnya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.

5.  Rentang manajemen :Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektifitas dan efesiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepimpinanya secara efektif dan efesien.

6.  Kesatuan perintah :Dalam sebuah organisasi,seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan.Dari atasan tersebut lah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula member pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7.  Koordinasi :adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

READ MORE...

pengertian administrasi perkantoran dan Ruang lingkup perkantoran

A.Pengertian Administrasi Perkantoran

1.  William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam  buku  “Principles  of  Business  Organization  and  Operation”,

manajemen  kantor  adalah  pengarahan  menyeluruh  terhadap  kegiatan-kegiatan  seperti  transportasi,  manufakturing,  pergudangan,  dan

penjualan

2.  George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah

perencanaan,  pengorganisasian,  pengkoordinasian  dan  pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3.  Arthur Granger

Dalam  buku  “National  Office  Management  Association  Report”,

manajemen  kantor  adalah  fungsi  dari  tata  penyelenggaraan  pelayanan

komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.  William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai

suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang

berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun

dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5.  W. H Evans

Dalam  buku  “Administrasi  Perkantoran  Modern”,  administrasi

perkantoran  sebagai  fungsi  yang  berkaitan  dengan  manajemen  dan

pengarahan  semua  tahap  operasi  perusahaan,  yaitu  proses  pengolahan

data, komunikasi dan memori organisasi

      Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat  teknis  ketatausahaan  dari  suatu  perkantoran  yang  mempunyai peranan  penting  dalam  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan operatif,  penyediaan  keterangan  bagi  pimpinan  dan  juga  membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan control),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.  Kegiatan Kantor

     a.  Perencanaan perkantoran (office planning)

1)  Perencanaan gedung

2)  Tata ruang kantor

3)  Penerangan/cahaya

4)  Ventilasi

5)  Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

 7)  Anggaran (budgeting) perkantoran

8)  Standar kualitas kerja

9)  Sistem informasi dan telekomunikasi

   b.  Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)  Pembagian  tugas  dan  pekerjaan  agar  lebih  efisien  dalam

organisasi/perusahaan

2)  Pemeliharaan  hubungan  kerja  yang  baik  dengan  atasan  ataupun

bawahan

 3)  Penyediaan  peralatan/perlengkapan  yang  tepat,  sesuai  dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

c.  Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  melakukan  pengawasan

terhadap bawahan

2)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  memberikan  motivasi

terhadap bawahan

3)  Pemberian  bantuan  kepada  karyawan  dalam  memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)  Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)  Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)  Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawan

d.  Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)  Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)  Kualitas pekerjaan kantor

4)  Pelayanan kantor

5)  Waktu

6)  Biaya perkantoran

2.  Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

     a.  Lokasi kantor

         Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)  Faktor keamanan

2)  Faktor lingkungan

3)  Faktor harga

    b.  Gedung

        Faktor yang perlu diperhatikan:

1)  Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)  Memiliki fasilitas yang memadai

3)  Harga  gedung  yang  kompetitif  (seimbang  dengan  biaya  dan

keuntungan)

c.  Peralatan

1)  Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)  Perbekalan  kantor  (office  supplies):  kertas,  pena,  tinta  printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d.  Interior

      Adalah  tatanan  perabot/perangkat  kantor  yang  menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,

plafon, jendela, dan hiasan kantor

e.  Mesin-mesin kantor

Disesuaikan  dengan  prosedur  kerja,  metode  kerja  dan  kebutuhan

kantor

READ MORE...

Administrasi dan kantor

A.  ADMINISTRASI

     1.  Pengertian Administrasi

         a.  Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan

             ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

         b.  Dalam bahasa inggris “administration

         c.  KBBI,  adalah  usaha  dan  kegiatan  meliputi  penetapan  tujuan  serta

             penetapan  cara-cara  penyelenggaraan  pembinaan  organisasi;  usaha

            dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

            kegiatan kantor dan tata usaha

        d.  Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

            dan  informasi  secara  sistematis  dengan  tujuan  menyediakan

            keterangan  bagi  pihak  yang  membutuhkan  serta  memudahkan

           memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan

           satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

       e.  Dalam  arti  luas,  adalah  kegiatan  kerjasama  yang  dilakukan  oleh

          dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah  

           ditentukan dalam  struktur  organisasi  dengan  mendayagunakan 

          sumber  daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.  Unsur-Unsur Administrasi

Menurut  The  Liang  Gie  dalam  buku  “Adminitrasi  Perkantoran

Modern”terdiri dari delapan unsur:

a.  Pengorganisasian :merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.  Manajemen :merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkansegenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan.

c.  Tata hubungan :merupakan rangkaian kegiatan perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d.  Kepegawaian :merupakan kegiatan perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.  Keuangan :merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.  Perbekalan :merupakan rangkaian kegitan mengadakan,mengatur pemakaian,mendaftar,memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g.  Tata usaha :merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.  perwakilan :merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3.  Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a.  Fungsi  rutin:  fungsi  administrasi  yan  membutuhkan  pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b.  Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan

dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c.  Fungsi  analisis:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan  pemikiran

yang  kritis  dan  kreatif  disertai  kemampuan  mengambil  keputusan,

seperti membuat keputusan pembelian

d.  Fungsi  interpersonal:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

penilaian  dan  analisis  sebagai  dasar  pengambilan  keputusan  serta

ketrampilan  yang  berhubungan  dengan  orang  lain  seperti

mengoordinasikan tim

e.  Fungsi  manajerial:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B.  KANTOR

1.  Pengertian

      a.  Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

          suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

      b.  Kantor  merupakan  suatu  unit  organisasi  yang  terdiri  dari  tempat

          personil dan operasi ketatausahaan.

2.  Tujuan kantor

       Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.  Fungsi kantor

a.  Menerima informasi

b.  Merekam informasi

c.  Mengatur informasi

d.  Memberi informasi

      e.  Melindungi aset/harta 

READ MORE...

peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan

peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kersipan.peralatan pada umumnya tahan lamakarena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam,kayu,alumunium,besi,plastic,dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan,yaitu:

  sebagai saran penyimpanan arsip

  sebagai alat bantu untuk mempercepat,meringankan,dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

  sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip,yaitu:

1.       Pengarsipan Horizontal:penyimpanan arsip secara mendatar dimana arsip saling bertumpuk

2.       Pengarsipan Vertical:penyimpanan arsip secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet kebelakang.

3.       pengarsipan lateral:penyimpanan yang dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Macam-macam peralatan kearsipan,yaitu:

1.    Filling cabinet

adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci.Setiap laci dapat menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.

2.  Rotary

adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar,sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak memakan banyak tenaga.

3.  Lemari Arsip

Guna lemari arsip adalah untuk menyimpan arsip yang terbih dulu dimasukkan ke dalam map,snelhechter ataupun ordner.Penyususnan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam orner.

4.  Brief Ordner

adalah Lipatan karton/plastic tebal dengan punggung lebih kurang 5 cm dilengkapi dengan besi penjepit di dalamnya.Arsip yang disimpan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan perforator ordner disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip secara lateral.

5.  Map Arsip

adalah lembaran kertas/plastic tebal yang dilipat digunakan sebagai tempat untuk meletakan arsip yang akan disimpan.Map terdiri dari:

·       Stop map folio

yaitu map yang memiliki daun penutup pada bagian sisi-sisinya sebagai alat untuk mengamankan surat yang ada di dalamnya agar tidak mudah jatuh.

·       Folder (map tanpa daun)

folder tersebut ada dua macam:

Ø Folder bergantung,yaitu folder yang dilengkapi dengan besi bergantung, sehingga mudah dipasang pada laci bergawapada filling cabinet.

Ø Folder biasa,yaitu folder yang memiliki tab di atasnya tetapi tidak dilengkapi dengan besi bergantung

·       Snelhechter

 

Map ini dilengkapi dengan besi/plastic penjepit didalamnya sehingga arsip yang disimpan di dalamnya tidak mudah jatuh.

·       Portepel

yaitu map yang dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang disimpan.

6.  Guide

adalah sekat petunjuk terbuat dari karton dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebu TAB.

7.  Stapler

adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas

8.  Perforator

adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

9.  Numerator

adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

10.      Kotak/box

kotak/box arsip ini berukuran 38 x 20 x 27 cm atau 38 x 10 x 27 cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in-aktif atau statis,Arsip terlebih dahulu

disimpan di dalam folder biasa,selanjutnya folder-folder tersebut diatur secara vertical.

11. Alat sortir

Rak yang berupa kotak-kotak digunakan untuk menyortir/menggolongkan arsip-arsip sebelum disimpan.

12.      Kotak/Almari kartu

kartu kendali,kartu indeks dan kartu-kartu lainnya tidak boleh disimpan secara sembarangan,seperti arsip,kartu ini juga harus disimpan secara sistematis,sehingga akan mudah untuk ditemukan kembali.

13.      Ticker File

adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran tanggal (31 buah) bulan (12 buah) dan tahun.Ticker ini digunakan untuk menyimpan lembar disposisipinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki tanggal jatoh tempo.

READ MORE...