Sarana Prasarana dan teknologi dalam perkantoran
SARANA PRASARANA & TEKNOLOGI
DALAM PERKANTORAN
DI SUSUN OLEH
Nama : RIZDA NUR SAFITRI
Kelas : XII-AP1
No.Absen: 27
SMK NEGERI 46 JAKARTA
Jln. B7 Cipinang Pulo, Jakarta Timur
Telp & Fax. (021) 8195127
Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya makalah ini dapat selesai pada waktunya. Solawat serta salam tak lupa kita curahkan kepada Rasulullah SAW dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.
Makalah ini berjudul “Sarana Prasarana dan Teknologi Perkantoran”. Dalam makalah ini akan dibahas tentang pengertian sarana prasarana dan tekonolgi, bagian-bagian dan bentuk-bentuknya. Makalah ini ditujukan untuk menyelesaikan tugas Adm.Sarana & Prasarana dan juga untuk menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan sarana teknologi di perkantoran.
Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Nastiningsih selaku guru mata pelajaran Adm.Sarana & Prasarana, Ibu Aulia sebagai guru pembimbing dan juga kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan makalah ini.
Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.
Jakarta, November 2015
Rizda Nur Safitri
KATA PENGANTAR ............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................. ii
1.1. Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah ......................................................................... 1
1.3. Tujuan Penulisan ........................................................................... 1
1.4. Manfaat Penulisan ......................................................................... 1
2.1. Pengertian Sarana Prasarana dan Teknologi ........................................ 2
2.1.1 Pengertian Sarana dan Prasarana kantor ................................. 2
2.1.2 Pengertian Teknologi Perkantoran ......................................... 2
2.2. Jenis – jenis Sarana Prasarana dan Teknologi Kantor ......................... 3
2.2.1 Jenis – jenis Sarana dan Prasarana kantor .............................. 3
2.2.2 Jenis – jenis Teknolgi Perkantoran ........................................ 5
2.3. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor ................................................. 7
2.5. Dampak Teknologi Perkantoran .......................................................... 13
3.1 Kesimpulan............................................................................................ 14
3.2 Saran...................................................................................................... 14
3.2.1 Saran bagi pembaca................................................................ 14
3.2.2 Saran bagi penulis .................................................................. 14
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 15
PENDAHULUAN
Di Era seperti ini area perkantoran menjadi salah satu tempat dengan minat lumayan banyak untuk rencana bekerja. Perkantoran tidak terlepas dari sarana yang digunakan, baik sarana prasarana maupun tekonologi.
Tanpa adanya sarana prasarana dan teknologi, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana prasarana dan teknologi kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan itu.Oleh karena itu, alasan penulisan makalah ini ialah mengetahui bagaimana sarana, baik sarana prasarana maupun sarana teknologi yang terdapat di perkantoran serta bagian dan kegunaannya.
a. Apa yang dimaksud dengan sarana prasarana dan teknologi?
b. Apa saja jenis-jenis dari Sarpras dan Teknologi Perkantoran?
c. Bagaimana cara mengelola Sarana Prasarana kantor?
d. Bagaimana memelihara dan merawat Teknologi kantor?
e. Sebutkan dampak dari teknologi perkantoran?
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini ialah untuk mengetahui pengertian, jenis, bentuk, bagian, serta fungsi dari sarana prasarana dan teknologi yang terdapat di perkantoran.
Manfaat penulisan makalah ini ialah dapat menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan teknologi yang terdapat di perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sarpras & Teknologi Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
2.1.2 Pengertian Teknologi Perkantoran
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
2.2. Jenis – jenis Sarpras dan Teknologi Perkantoran
2.2.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
a. Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
(1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain:
Ø Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
Ø Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk non lembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
Ø Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
§ Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
§ Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
§ Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
§ Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
(2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :
Ø Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
Ø Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b. Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.
c. Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kan tor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.Perabot kantor (office furniture)
d. Perabot kantor
Perabot Kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
e. Interior kantor (office arrangement)
Interior Kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup/buatan, jam dinding dll.
f. Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. (Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)
2.2.2 Jenis – jenis Teknologi Perkantoran
1. Menurut Tenaga Penggeraknya
v Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
v Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
v Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
v Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
3. Menurut Fungsinya
a) Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil, mesin pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas, mesin pencatat waktu (time recorder), mesin perekan gambar / suara, scanner. mesin penulis nominal cek, mesin pencatat kehadiran, alat penghitung.
b) Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong kertas, stepler, perforator, stapler remover.
c) Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung uang, timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer
d) Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil spiritus (spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin perekam sheet, mesin cetak (offset), printer, electronik copy board.
e) Mesin untuk mengirim: telepon, interphone, teleprinter, faxsimile / telecopier, modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd, slide proyektor, film strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch board), handphone.
f) Mesin untuk menyimpan: Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas (perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Mobile Filling System, Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk, Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
a. Mesin Pengaman
Ø CCTV (Close Circuit Television)
Ø Pengaman data
Ø Mesin penyimpan uang (brankas)
Ø Peti uang (Cash box)
Ø Micro film
Ø Mesin laminating
Ø Alarm
Ø ATM
b. Mesin Penyaman
Ø Kipas angin (FAN)
Ø Air Conditioner (AC)
Ø Loudspeaker
Ø Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
Ø Air Curtain (Tirai Udara)
Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Ø Agar barang tidak cepat rusak.
Ø Agar tidak terjadi kehilangan barang.
Ø Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
Ø Memudahkan dalam pengawasan.
Ø Memudahkan dalam analisis barang.
c. Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d. Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
Ø Agar peralatan tidak mudah hilang.
Ø Adanya bukti secara tertulis sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
Ø Memudahkan dalam pegecekan barang.
Ø Memudahkan dalam pengawasan.
1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaat Pemeliharaan dan Perawatan Barang yaitu:
Ø Barang -barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
Ø Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
Ø Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
Ø Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
Ø Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a. Menurut kurun waktu
§ Pemeliharaan sehari-hari
§ Pemeliharaan berkala
b. Menurut jenis barang
§ Barang bergerak
§ Barang tidak bergerak
3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
a) Selalu membersihkan barang secara teratur
b) Selalu memperbaiki barang yang rusak
c) Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing
d) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar
e) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya
4. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
Ø Kontrak pemeliharaan
Ø Servis perorangan
Ø Servis kantor (company operated service)
5. Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a) Mesin Tik Manual
Ø Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus
Ø Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
Ø Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
Ø Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
Ø Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik
Ø Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
Ø Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering
b) Mesin Tik Elektrik
Ø Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik
Ø Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
Ø Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
Ø Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik
Ø Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
Ø Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
Ø Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin
c) Mesin Pelubang Kertas
Ø Bersihkan lubang setiap saat
Ø Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak
Ø Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh
Ø Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas
d) Mesin Penomor
Ø Bersihkan bak tinta
Ø Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
Ø Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
Ø Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas
e) Mesin Penjepret Kertas
Ø Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret
Ø Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas
Ø Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
f) Mesin Pemotong Kertas
Ø Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
Ø Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
Ø Pergunakan mesin sesuai kemampuannya
g) Mesin Stensil Manual
Ø Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
Ø Bersihkan baki kertas dan baki penadah
Ø Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri
Ø Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
h) Mesin Stensil Elektrik
Ø Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih
Ø Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off
Ø Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
Ø Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
Ø Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
Ø Dampak Positif
1) Terhadap Ketenagakerjaan
v Peningkatan mutu tenaga kerja.
v Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.
v Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.
2) Terhadap Prosedur Kerja
v Mempercepat penyelesaian pekerjaan.
v Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.
v Memperlancar pekerjaan.
3) Terhadap Hasil Kerja
v Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.
v Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.
v Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.
Ø Dampak Negatif
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:
v Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
v Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
v Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
v Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun sarana teknologi untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan perkantoran tersebut. Sarana adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak, seperti mesin, sedangkan prasarana adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung. Di samping itu, teknologi adalah suatu cara atau pengetahuan yang diterapkan melalui alat untuk mengerjakan sesuatu agar terpenuhinya kebutuhan manusia, misalnya komputer. Sarana prasarana dan sarana teknologi tentulah sangat berkaitan. Sarana prasaran tercakup dalam teknologi.
3.2 Saran
3.2.1 Saran bagi Pembaca
Diharapkan dengan adanya makalah ini dapat memberikan ilmu atau wawasan baru bagi pembaca dan penulis mengaharapkan saran bagi pembaca agar makalah ini dapat menjadi makalah yang lebih sempurna dikemudian hari.
3.2.2 Saran bagi Penulis
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber-sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.
(diunggah tgl 25 Sep. 15)
http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html (diunggah tgl 29 Sep. 15)
