Administrasi dan kantor

A.  ADMINISTRASI

     1.  Pengertian Administrasi

         a.  Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan

             ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

         b.  Dalam bahasa inggris “administration

         c.  KBBI,  adalah  usaha  dan  kegiatan  meliputi  penetapan  tujuan  serta

             penetapan  cara-cara  penyelenggaraan  pembinaan  organisasi;  usaha

            dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

            kegiatan kantor dan tata usaha

        d.  Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

            dan  informasi  secara  sistematis  dengan  tujuan  menyediakan

            keterangan  bagi  pihak  yang  membutuhkan  serta  memudahkan

           memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan

           satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

       e.  Dalam  arti  luas,  adalah  kegiatan  kerjasama  yang  dilakukan  oleh

          dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah  

           ditentukan dalam  struktur  organisasi  dengan  mendayagunakan 

          sumber  daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.  Unsur-Unsur Administrasi

Menurut  The  Liang  Gie  dalam  buku  “Adminitrasi  Perkantoran

Modern”terdiri dari delapan unsur:

a.  Pengorganisasian :merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.  Manajemen :merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkansegenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan.

c.  Tata hubungan :merupakan rangkaian kegiatan perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d.  Kepegawaian :merupakan kegiatan perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.  Keuangan :merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.  Perbekalan :merupakan rangkaian kegitan mengadakan,mengatur pemakaian,mendaftar,memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g.  Tata usaha :merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.  perwakilan :merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3.  Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a.  Fungsi  rutin:  fungsi  administrasi  yan  membutuhkan  pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b.  Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan

dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c.  Fungsi  analisis:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan  pemikiran

yang  kritis  dan  kreatif  disertai  kemampuan  mengambil  keputusan,

seperti membuat keputusan pembelian

d.  Fungsi  interpersonal:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

penilaian  dan  analisis  sebagai  dasar  pengambilan  keputusan  serta

ketrampilan  yang  berhubungan  dengan  orang  lain  seperti

mengoordinasikan tim

e.  Fungsi  manajerial:  fungsi  administrasi  yang  membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B.  KANTOR

1.  Pengertian

      a.  Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

          suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

      b.  Kantor  merupakan  suatu  unit  organisasi  yang  terdiri  dari  tempat

          personil dan operasi ketatausahaan.

2.  Tujuan kantor

       Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.  Fungsi kantor

a.  Menerima informasi

b.  Merekam informasi

c.  Mengatur informasi

d.  Memberi informasi

      e.  Melindungi aset/harta 

READ MORE...

peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan

peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kersipan.peralatan pada umumnya tahan lamakarena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam,kayu,alumunium,besi,plastic,dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan,yaitu:

  sebagai saran penyimpanan arsip

  sebagai alat bantu untuk mempercepat,meringankan,dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

  sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip,yaitu:

1.       Pengarsipan Horizontal:penyimpanan arsip secara mendatar dimana arsip saling bertumpuk

2.       Pengarsipan Vertical:penyimpanan arsip secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet kebelakang.

3.       pengarsipan lateral:penyimpanan yang dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Macam-macam peralatan kearsipan,yaitu:

1.    Filling cabinet

adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci.Setiap laci dapat menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.

2.  Rotary

adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar,sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak memakan banyak tenaga.

3.  Lemari Arsip

Guna lemari arsip adalah untuk menyimpan arsip yang terbih dulu dimasukkan ke dalam map,snelhechter ataupun ordner.Penyususnan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam orner.

4.  Brief Ordner

adalah Lipatan karton/plastic tebal dengan punggung lebih kurang 5 cm dilengkapi dengan besi penjepit di dalamnya.Arsip yang disimpan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan perforator ordner disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip secara lateral.

5.  Map Arsip

adalah lembaran kertas/plastic tebal yang dilipat digunakan sebagai tempat untuk meletakan arsip yang akan disimpan.Map terdiri dari:

·       Stop map folio

yaitu map yang memiliki daun penutup pada bagian sisi-sisinya sebagai alat untuk mengamankan surat yang ada di dalamnya agar tidak mudah jatuh.

·       Folder (map tanpa daun)

folder tersebut ada dua macam:

Ø Folder bergantung,yaitu folder yang dilengkapi dengan besi bergantung, sehingga mudah dipasang pada laci bergawapada filling cabinet.

Ø Folder biasa,yaitu folder yang memiliki tab di atasnya tetapi tidak dilengkapi dengan besi bergantung

·       Snelhechter

 

Map ini dilengkapi dengan besi/plastic penjepit didalamnya sehingga arsip yang disimpan di dalamnya tidak mudah jatuh.

·       Portepel

yaitu map yang dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang disimpan.

6.  Guide

adalah sekat petunjuk terbuat dari karton dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebu TAB.

7.  Stapler

adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas

8.  Perforator

adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

9.  Numerator

adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

10.      Kotak/box

kotak/box arsip ini berukuran 38 x 20 x 27 cm atau 38 x 10 x 27 cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in-aktif atau statis,Arsip terlebih dahulu

disimpan di dalam folder biasa,selanjutnya folder-folder tersebut diatur secara vertical.

11. Alat sortir

Rak yang berupa kotak-kotak digunakan untuk menyortir/menggolongkan arsip-arsip sebelum disimpan.

12.      Kotak/Almari kartu

kartu kendali,kartu indeks dan kartu-kartu lainnya tidak boleh disimpan secara sembarangan,seperti arsip,kartu ini juga harus disimpan secara sistematis,sehingga akan mudah untuk ditemukan kembali.

13.      Ticker File

adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran tanggal (31 buah) bulan (12 buah) dan tahun.Ticker ini digunakan untuk menyimpan lembar disposisipinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki tanggal jatoh tempo.

READ MORE...

Sistem kearsipan

A.PENGERTIAN

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

B.TUJUAN FILLING SISTEM

1.    Menghemat waktu

Diling system yang baik harus dapat menghemat waktu.Maksudnya cepat dan tepat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila diperlukan.

2.    Mengehemat Tenaga

Dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak gerakan dan tidak terlalu menguras pikiran.

3.    Menghemat Tempat

penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak.Dengan arti kata ruangan dan peralatan yang tersedia didalamnya hanya berisi arsip-arsip yang bernilai guna.

Tujuan pemakaian filling system lainnya adalah:

·       Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia.

·       Mendukung tercapainya tujuan kearsipan.

·       Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan.

·       Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan.

C.KEUNTUNGAN FILLING SISTEM YANG BAIK

a.     Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan efesiensi kerja.

b.    Memberi keterangan yang diperlukan.

c.     Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijakan dimasa yang akan datang.

d.    Pengambilan keputusan yang tepat didasarkan atas system kearsipan yang baik.

D.CIRI-CIRI POKOK FILLING SISTEM YANG BAIK

·       Tidak memakan tempat

·       Mudah dicapai

·       Sederhana

·       Ekonomis

·       Sesuai dengan jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi

·       Fleksibel

·       Mudah diterapkan

E.ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN DENGAN FAILING SISTEM

·       Klasifikasi arsip

adalah pengelompokan arsip menurut urutan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpun.

·       Indeks

adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali

·       Kode arsip

adalah tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip.

F.MACAM-MACAM FILLING SISTEM

Sistem penyimpan arsip yang berlaku di Indonesia saat ini ada lima macam,yaitu:

1.    Sistem Abjad

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali wrkat berdasarkan urutan abjad.Sistem ini merupakan system yang paling umum digunakan di kantor-kantor/perusahaan-perusahaan baik pemerintah maupun swasta.Sistem abjad tepat sekali digunakan untuk menyimpan warkat atau surat-surat berdasarkan nama-nama.

Keuntungan:

Ø Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

Ø Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

Ø Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.

Ø Mudah diterapkan.

Kelemahan:

Ø Pencarian dokumen untuk nama orang harus diketahui nama belakangnya.

Ø Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbedanama pengirimnya akan terletak terpisah dalam penyimpanan.

Ø Petugas harus pandai mendindeks.

2.    Sistem Tunggal

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun,bulan,dan tunggal.

3.    Sistem Subjek

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/perihal/pokok surat,

Keuntungan:

Ø Mudah mencari topic yang diinginkan.

Ø dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan susunanya.

Kelemahan:

Ø Sulit mengklasifikasi untuk hal-hal yang hampir sama masalahnya,padahal isi berbeda.

Ø Kurang cocok untuk jenis surat yang banyak.

4.    Sistem Nomor

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan angka/nomor.

Keuntungan:

Ø Nomor dokumen dapat dipakai sebagai referensi dalam korespondensi.

Ø Nomor dapat di perluas sesuai dengan kebutuhan.

Kelemahan:

Ø Memerlukan banyak map untuk penyimpanan berbagai macam dokumen.

Ø Membutuhkan banyak waktu untuk mengindeks.

Ø Memerlukan peralatan yang banyak dan ruangan yang luas.

5.    Sistem Wilayah

adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu dibuat atau berasal.

keuntungan:

Ø Mudah dicari bila wilayahnya sudah diketahui.

Ø Apabila terjadi penyimpangan arsip,mudah diketahui.

Kelemahan:

Ø Bila petugas tidak memilik wawasageografi sangat besar kemungkinan terjadi kesalahan.

Ø Perlu adanya buku petunjuk yang member gambaran batas-batas wilayah yang menjadi tanggung jawab dan wewenang masing-masing cabang.

READ MORE...

surat permintaan penawaran

 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

A.    Pengertian Surat Permintaan Penawaran

Surat niaga yang digunakan untuk komunikasi antara calon pembeli dan penjual untuk mendapatkan informasi tentang macam/ jenis dan spesifikasinya, harga barang/ jasa, serta kebijaksanaan penjualan seperti cara pembayaran, pemberian layanan penjualan, layanan purna jual, cara pengiriman, dan cara penyerahan.

B.     Hal-hal yang Harus diperhatikan Dalam Penulisan Surat Permintaan Penawaran

1.       Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.

2.       Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.

3.       Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

4.       Menanyakan pemberian potongan harga.

5.       Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.

6.       Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu.

7.       Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service gratis, garansi dan layanan purna jual (after sales service)

8.       Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.

9.       Meminta daftar harga,  leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster barang yang akan dibutuhkan.

C.     Teknik Penulisan Surat Permintaan Penawaran

1.      Tempat dan tanggal pembuatan surat.

2.       Nomor dan hal surat.

3.      Pihak yang dituju.

4.      Alamat yang dituju.

5.      Salam pembukaan.

6.      Isi surat.

7.      Penutup.

8.      Tanda tangan pembuat surat.

D.    Contoh Surat Permintaan Penawaran

1.      Yogyakarta, 14 Juni 2011

No. : 345/ADM-PB/VI/2011
Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :
Pimpinan PT. Surya Abadi
Jl. Turangga 18A-B
Jakarta Selatan


Dengan Hormat,
Brdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.

Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa :

Cat luar ruangan jenis PU
Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel
Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU
Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel

Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.


Hormat kami,
PT. Anugrah Semesta


Ir. Aidil Setiawan
(Purchase Dept.)

2.      Yogyakarta, 19 April 2011

Nomor: …
Perihal: Permintaan penawaran dan daftar harga

Kepada
Yth. PT Selalu Jaya
Jl Kaliurang Km 6
Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT Maju Terus

Endi Perkasa
Manajer General Affair

3.      Bandar Lampung, 10 Oktober 2012

Nomor  : xxx/xxxx/xxx/2012
Perihal  : Permintaan Penawaran dan Daftar Harga
Kepada,
Yth. PT. Pemilik Produk
Jl. Cempaka Blok C3 Kemiling
Bandar Lampung
Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan yang Anda tawarkan pada harian Radar Lampung edisi 8 Oktober 2012, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan dan alat tulis kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan berikut:

1.      Rincian barang yang lebih detail

2.      Daftar harga

3.      Cara pembelian berikut cara pembayarannya.

Pemesanan akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT yang mengajukan Permintaan
Manajer General Affair

E.     Kesimpulan

                Jadi surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dialamatkan kepada penjual dan berisi tentang nama barang, jenis barang, ciri-ciri khusus barang, harga satuan, potongan harga, cara pembayaran, cara penyerahan barang, dan kemudahan yang dapat diperoleh calon pembeli.

READ MORE...

pengertian,jenis dan contoh surat

Pengertian Surat

    Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

    Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1.    Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

2.    Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

3.    Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat 

READ MORE...